Privacy

Wie wij zijn

Vulc is de handelsnaam van ECOMFORWARD LLC, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid uit Delaware, geleid door Maarten Klijnsma vanuit Amsterdam, Nederland. Deze verklaring geldt voor vulc.ai. De demo-omgeving draait op een apart domein.

Wat we verzamelen

Bij aanmelding voor de gratis agentbibliotheek bewaren we je naam, e-mailadres, taal, type bedrijf en maandelijkse omzetcategorie, plus afzonderlijke downloadaanvragen. Je toegang geldt ook voor nieuwe gratis agenten. Een beveiligde, noodzakelijke cookie onthoudt deze browser maximaal 180 dagen en bevat geen contactgegevens. Persoonlijke e-maillinks herstellen de toegang in een andere browser, verlopen na zeven dagen en werken één keer. Ook na een volledige websiteaanvraag krijg je toegang met de al ingevulde gegevens. Toegangs- en marketingmails worden apart verstuurd via Postmark. De aanmeldtekst beschrijft de praktische AI-e-mailreeks; we bewaren de versie en het tijdstip en behouden bestaande afmeldingen en pauzes. Downloads en toegangsherstel starten de reeks niet opnieuw. Afmelden verwijdert je toegang niet. Beveiligingsaanvragen verlopen na 30 dagen, downloadgeschiedenis na 365 dagen en het minimale toegangsprofiel blijft bewaard totdat je om verwijdering vraagt. Toestemmings- en afmeldgegevens bewaren we apart. Een wisselende netwerkadres-hash beperkt misbruik. Privéantwoorden en toegangstokens worden niet naar websiteanalytics verstuurd.

Om onze website en formulieren te verbeteren, meten we in onze eigen Admin via Supabase paginabezoeken, bereikte secties, aangeklikte links, betrokkenheid op basis van tijd, apparaatcategorieën en vaste foutcategorieën. Ook meten we formulierweergaven, vraagvoortgang, uitstroom op basis van geschiktheid, geslaagde aanvragen en boekingsbevestigingen die de browser doorgeeft. Elke poging heeft een willekeurige code die alleen in het paginageheugen blijft. Campagne- en advertentienamen of -codes kunnen worden meegestuurd; contactgegevens, antwoorden, advertentieklikcodes en calculatorwaarden niet. Bij Do Not Track of Global Privacy Control schakelen we deze meting uit. Rapporten beslaan maximaal 90 dagen. Oudere gegevens worden verwijderd wanneer nieuwe activiteit wordt verwerkt.

Bij websitebezoek: onze hostingprovider Vercel bewaart standaard serverlogs om de website te laten werken en beveiligen. We gebruiken ook Vercel Analytics en Speed Insights voor geaggregeerde paginastatistieken, zonder je op andere websites te volgen.

Wanneer je het strategiegesprek aanvraagt, ontvangen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfstype, niche, rol, gemiddelde maandelijkse omzetcategorie, interessegebieden en gespreksdoel. Ook ontvangen we een eventuele website, beschrijving van je uitdaging en ander interessegebied. Hiermee bepalen we geschiktheid en bereiden we het gesprek voor. Een aanvraag versturen betekent niet dat je gesprek al is gepland. Wanneer je een formulier met de marketingtekst volledig verstuurt, wordt je e-mailadres toegevoegd aan onze marketingreeks. Je kunt je via elke marketingmail afmelden.

Bij een aanvraag voor een strategiegesprek of supportscan ontvangen we ook je gekozen taal, de pagina waar je aanvraag begon, de pagina waar je het formulier verstuurde en eventuele campagnecodes van je bezoek. Zo begrijpen we je aanvraag en bereiden we het gesprek voor. Als je je supportkostenberekening meestuurt, bewaren we de ingevulde waarden bij je aanvraag. Alleen de calculator gebruiken slaat de berekening niet op in onze verkoopadministratie.

Het formulier bewaart je onvoltooide antwoorden in het geheugen terwijl je wisselt tussen Nederlands en Engels. Als je de pagina vernieuwt, verdwijnt het concept. Campagnecodes kunnen tijdens je browsersessie bewaard blijven; de site schakelt deze campagneopslag uit bij Do Not Track of Global Privacy Control. Je privéantwoorden worden niet in die campagneopslag bewaard of naar websiteanalytics verstuurd.

Na het opslaan van je aanvraag geven we een niet-inhoudelijke referentie mee aan Cal.com, naast je naam en e-mailadres, om de afspraak aan de juiste aanvraag te koppelen. Die referentie bevat geen telefoonnummer, winstcategorie, antwoorden of berekening. Boekingsgegevens worden aan je aanvraag gekoppeld in onze privéverkoopadministratie.

Eerdere aanvragen kunnen ook bedrijfsnaam, maandelijkse omzetcategorie en valuta, investeringsstatus, tools, timing en gewenste resultaten bevatten. Die historische gegevens blijven onder deze verklaring vallen.

Een gesprek boeken: nadat je in aanmerking komt, verwerkt Cal.com je naam, e-mail en boekingsantwoorden om de afspraak te regelen. Een aanvraag versturen boekt nog geen gesprek.

Wat we ermee doen

We gebruiken je aanvraag om te beoordelen hoe Vulc kan helpen, je te antwoorden en een mogelijk gesprek voor te bereiden. Zodra je je naam en een geldig e-mailadres invult, bewaren we je contactgegevens en verdere geldige antwoorden terwijl je verdergaat, ook als je vertrekt voordat je verstuurt of niet in aanmerking komt. We kunnen contact met je opnemen over die aanvraag. Boeken is alleen mogelijk als je gemiddeld minimaal €80.000 omzet per maand opgeeft en het volledige formulier succesvol verstuurt. Bedrijfstype, rol, interesses en gespreksdoel hebben geen invloed op de geschiktheid. Onvolledige aanvragen en aanvragen die niet in aanmerking komen, worden apart van afgeronde inzendingen bewaard en activeren geen Meta-conversie. Je kunt je antwoorden corrigeren of contact met ons opnemen over de uitkomst. We baseren ons op onze gerechtvaardigde belangen om zakelijke aanvragen te beantwoorden en misbruik te voorkomen. Onder het e-mailveld staat een marketingtekst. Als je een van deze formulieren volledig verstuurt, voegen we je e-mailadres toe aan onze marketingreeks, die via Postmark wordt verzonden. Onvolledige formulieren starten deze reeks niet. We bewaren de versie van de tekst en het moment van inzenden; afmelden kan via de link in elke marketingmail of door contact met ons op te nemen.

Je aanvraag wordt opgeslagen in onze besloten verkoopadministratie via Supabase; Vercel host de website en Admin. We gebruiken ook een pseudonieme identifier op basis van je netwerkadres om herhaalde inzendingen te beperken. Je formulierantwoorden gaan niet naar websiteanalytics. Cal.com verzorgt de planning en Google Workspace onze e-mailcorrespondentie.

Geaggregeerde websitestatistieken helpen ons de website te verbeteren. We tonen geen advertenties van derden en verkopen of verhuren je informatie niet.

Optionele marketingmeting

Met jouw aparte toestemming voor analytics legt Microsoft Clarity interacties op openbare pagina’s vast voor heatmaps en sessieopnamen. Clarity ontvangt browser-, apparaat-, netwerk- en paginagegevens, waaronder openbare campagnecodes in de URL, en gebruikt analytische cookies. We schermen formulier- en calculatorinhoud af en stoppen de opname zodra je het aanvraagformulier begint. We sturen geen antwoorden, contactgegevens of boekingsreferentie naar Clarity. Je kunt deze toestemming weigeren of intrekken via Marketingprivacy in de footer, zonder gevolgen voor het formulier. We bewaren je keuze maximaal 180 dagen. Intrekken stopt toekomstige metingen, maar maakt eerder verzonden gegevens niet ongedaan. Gemarkeerde interne testbrowsers worden uitgesloten, behalve expliciet gelabelde diagnostische opnamen.

Met jouw toestemming gebruiken we Meta Pixel en Conversions API op onze klantenservice- en strategiegesprekpagina’s om de resultaten van advertenties te meten. Meta kan paginagegevens ontvangen (waaronder openbare campagnecodes en advertentieklik-ID’s in de URL), cookie-ID’s, je netwerkadres en browser- en apparaatgegevens, en deze koppelen aan een Meta-account. We sturen je formulierantwoorden of supportberekening niet mee.

Wanneer een aanvraag van een geschikt bedrijf volledig is verstuurd en succesvol is opgeslagen, sturen we ook een conversiegebeurtenis naar Meta als je marketingmeting hebt geaccepteerd. Alleen bedrijven die gemiddeld minimaal €80.000 omzet per maand opgeven, kunnen dit formulier afronden. Deze conversie geeft dus aan dat aan die voorwaarde is voldaan. We sturen je afzonderlijke antwoorden, omzetbedrag, contactgegevens of boekingsreferentie niet mee. Een antwoord selecteren of op Versturen klikken zonder bevestigde opslag activeert de gebeurtenis niet.

Wanneer Cal.com een nieuwe boeking bevestigt, sturen we Meta een afzonderlijke boekingsgebeurtenis als je vóór het versturen van je aanvraag toestemming gaf voor marketingmeting. Dit geldt ook voor boekingen op de externe Cal.com-pagina binnen zeven dagen na je aanvraag. Browser- en servergebeurtenissen delen een ondoorzichtige conversiecode om dubbeltelling te voorkomen. Het openen van de agenda, kiezen van een tijdstip, verplaatsen of annuleren levert geen extra conversie op. We sturen geen afspraakgegevens, privéboekingsreferentie, contactgegevens of antwoorden mee. Omdat de agenda volgt op het formulier voor geschikte bedrijven, geeft deze gebeurtenis ook aan dat aan de voorwaarden is voldaan.

Je kunt marketingmeting accepteren of weigeren en de website en het formulier blijven gebruiken. Wijzig je keuze via ‘Marketingprivacy’ onderaan de pagina. Intrekken stopt toekomstige metingen via onze integratie, inclusief nog te versturen servergebeurtenissen die aan deze browser gekoppeld zijn; al verstuurde gegevens worden niet ongedaan gemaakt. We bewaren je keuze en de datum maximaal 180 dagen in deze browser, en privéaanvraagreferenties maximaal zeven dagen zodat je intrekking ook onze server bereikt. Servergegevens voor advertentietoewijzing worden gewist na verzending, intrekking, een definitieve fout of zeven dagen. Als browseropslag niet beschikbaar is, houd deze pagina open om je keuze voor de aanvraag te wijzigen, of neem contact met ons op. Meta beschrijft zijn verwerking in zijn eigen privacy- en cookiebeleid.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren aanvraag- en boekingsgegevens terwijl we je verzoek beoordelen, opvolgen of samenwerken. De bewaartermijn hangt ook af van wettelijke administratieplichten. Een aanvraag opzijzetten verwijdert deze niet automatisch. Via het contactadres hieronder kun je om verwijdering vragen.

Jouw rechten

Onder de AVG kun je vragen welke gegevens we hebben, deze laten corrigeren of verwijderen, of bezwaar maken tegen het gebruik. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Mail naar privacy@vulc.ai en we behandelen je verzoek.

Wijzigingen

Als deze verklaring verandert, passen we de datum hieronder aan.

Contact

Privacyvragen en gegevensverzoeken: privacy@vulc.ai. Vragen over de beveiliging van een systeem: security@vulc.ai.